Track & Trace: da mezzo di controllo del magazzino a valore aggiunto per il cliente

L’espressione inglese deriva da Track (tracciare: riferito alle operazioni di registrazione che vengono eseguite) e da Trace (rintracciare: riferito al luogo in cui l’oggetto si trova)

 

Inizialmente il sistema fu creato per le spedizioni della catena di fornitura quando gli stabilimento avevano la necessità di conoscere dove si trovasse il loro ordine, soprattutto se in arrivo dall’Oriente con tempi di trasporto variabili a causa di fattori imprevedibili.

 

Un buon sistema permette di ottimizzare la produzione, mantenere le scorte al giusto livello e tenere i costi sotto controllo. Il sistema si compone di identificativi della merce (codici a barre, RFID, QR code) e di un software in grado di gestire le informazioni.

 

Ogni volta che la merce “passa di mano” gli operatori ne registrano il passaggio tramite l’identificativo ed il sistema ne aggiorna la posizione. Se caricata su nave il sistema registrerà la posizione della nave ottenuta con il sistema satellitare e la data di arrivo in porto aggiornata dall’armatore.

 

Lo stabilimento ricevente aggiornerà il programma di produzione in funzione della data di arrivo prevista.

 

Per alcuni settori come Farmaci, Tabacco, Rifiuti eccetera il Track & Trace è obbligatorio ed ha caratteristiche ed adempimenti particolari; per altri settori non è obbligatorio ma oramai è uno standard.

 

Ogni anomalia, ad esempio se la merce ci mette troppo tempo a percorrere un determinato tragitto, viene segnalata al vettore che può intervenire immediatamente. Se abbiamo ritardi ricorrenti su una determinata fase del trasporto vuol dire che abbiamo un collo di bottiglia e gli specialisti potranno lavorare ad una soluzione dati alla mano.

 

Sino ai primi anni 2000 il Track & Trace funzionava tra fornitore e stabilimento produttivo; i dati erano delle sequenze alfanumeriche “non parlanti” e gli utenti avevano bisogno hardware e software sofisticati e costosi.

 

Con la diffusione dell’e-commerce si venuta a creare l’esigenza di aggiornare i clienti finali sullo stato delle spedizioni sino al loro domicilio: si tratta di utenti non esperti, quindi necessitano di informazioni immediatamente comprensibili e con una grafica facile da interpretare. Inoltre gli utenti non dovranno dotarsi di software / hardware dedicati né vorranno scaricare app o software.

 

Le aziende hanno quindi adattato il Track & Trace implementando una funzionalità web-based: gli aggiornamenti si ottengono online sul sito del cliente oppure dello spedizioniere cui si è indirizzati con un semplice click senza bisogno di programmi o applicazioni speciali.

 

Dopo aver completato l'ordine il cliente riceve aggiornamenti via email / messaggio per:

 

-          la conferma della ricezione dell’ordine

 

-          l’avviso della spedizione della merce con i dettagli del Corriere e il numero della spedizione; in questa pagina c’è in bella evidenza il pulsante per il reindirizzamento alla pagina con il dettaglio del Track&Trace vero e proprio

 

-          l’informazione di eventuali ritardi

 

-          l’avviso dell’avvenuta consegna

 

Assieme a queste informazioni il cliente finale ha accesso in ogni momento ad un’immagine grafica da cui si vedono i passaggi completati in tempo (quasi) reale e quelli che mancano alla consegna.

 

Questo elemento si è rivelato essenziale per la crescita dell’e-commerce grazie alla soddisfazione del cliente che riceve un servizio sempre molto apprezzato. Dal punto di vista dell’azienda che spedisce il maggior costo del servizio è compensato dalla riduzione delle contestazioni e dalla maggiore appetibilità, a parità di prodotto, grazie al suo valore aggiunto.

 

C.B. ottobre 2025