La Verifica del Magazzino
In una frase possiamo definire necessaria la Verifica quando gli indicatori (KPI) peggiorano ed occorre capirne i motivi e quali azioni intraprendere per invertire la tendenza.
Ipotizziamo che gli indicatori di Soddisfazione del Cliente siano in calo: le informazioni non sono complete, tuttavia il peggioramento è palese ed incontrovertibile. La direzione riunisce la sua prima linea ma non è soddisfatta delle risposte: è il momento per lanciare una verifica affidandola ad un gruppo interdisciplinare con l’eventuale coordinamento di un responsabile esterno ingaggiando un Interim Manager. La terzietà del coordinatore è garanzia di imparzialità e di emersione di informazioni restano nascoste volutamente o involontariamente.
Obbiettivo della Verifica è individuare ed eliminare le aree di inefficienza che – nel nostro caso – hanno portato ad un calo degli indici di Soddisfazione del Cliente.
Esempio semplice: il tempo di evasione dell’ordine si è allungato e l’azienda non è sempre in grado di garantire i tempi di consegna promessi.
Dall’analisi emergerà – ipotizziamo – che la merce viene movimentata inutilmente; gli addetti riferiranno che queste sono le istruzioni: prima c’era un’attività intermedia che è stata accorpata alla fase successiva ma lo spostamento relativo non è mai stato cancellato dalle istruzioni quindi gli addetti hanno continuato a dare la doppia movimentazione. Il piano prevede di eliminare il passaggio inutile.
Esempio più complesso: aumentano i KPI per gli errori che comportano resi, rilavorazioni e reclami.
L’analisi trova un numero di concause tra cui: le stampanti a volte producono etichette illeggibili, dei prodotti hanno codici doppi, gli addetti non sono in grado di interpretare le note nelle istruzioni operative (barriera linguistica), alcuni processi manuali non sono stati ancora automatizzati perché “c’è altro da fare”, i dati vengono raccolti e gestiti in ritardo, …
Il piano sarà articolato ma, perché si arrivi ad un risultato positivo, dovranno essere adottate tutte le azioni.
La Verifica del Magazzino interviene in tutte quelle aree che rilevano nella movimentazione e nello stoccaggio della merce: dal ricevimento alla spedizione includendo la pianificazione ed ogni altro processo che impatta sulla logistica interna.
È importante rimarcare la differenza tra dato (per l’evasione dell’ordine ci vogliono in media X ore) e l’informazione che deve arrivare dalla Verifica (ci vogliono X ore in più rispetto all’obiettivo perché …).
Prima abbiamo parlato delle informazioni nascoste, che possono essere:
- volontarie, quando l’operatore si rende conto che c’è uno spreco ma non fa nulla per ignavia o peggio; in questi casi c’è un problema generale di etica del lavoro fino ai casi limite da Codice Penale.
- inconsapevoli, quando sono disperse nella pletora di dati e non sono immediatamente evidenti
Tra le informazioni nascoste ci sono i costi occulti: valori che possono avere un impatto significativo sul Conto Economico ma non sono misurabili né facilmente né direttamente. Gli effetti sono davanti a tutti (KPI in calo) ma non si riesce a determinare una causa univoca né a misurare l’impatto del singolo fattore sul risultato finale.
In questi casi la soluzione consiste nello “spacchettare” gli indicatori ottenendo così dei valori più dettagliati che però andranno fatti interagire con gli altri: chi fa la Verifica deve anche fornire alla Direzione gli strumenti adatti all’interpretazione.
La Verifica si conclude con la presentazione dell’analisi e dei miglioramenti alla Direzione, che deciderà sulla loro adozione.
Successivamente alla Verifica il gruppo di lavoro seguirà l'implementazione degli interventi approvati dalla Direzione e ne monitorerà i risultati nel tempo.
C.B. giugno 2026
